Augant įmonei, kartu auga ir vidinių procesų sudėtingumas. Klientų duomenys saugomi viename įrankyje, projektai valdomi kitame, sąskaitos – dar kitoje sistemoje. Atostogų prašymai lieka elektroniniuose laiškuose, o darbuotojų prieigos prie sistemų dažnai vis dar žymimos Excel lentelėse.

Patys įrankiai gali veikti puikiai, tačiau problema atsiranda tuomet, kai jie nėra tarpusavyje susieti. Dėl to net ir paprasti klausimai, pavyzdžiui, kiek uždirbta iš konkretaus projekto, kiek atostogų dienų liko darbuotojams ar kokias prieigas vis dar turi iš įmonės išėję žmonės, reikalauja rankiniu būdu rinkti ir tikrinti informaciją keliose skirtingose vietose.

Su tokia situacija susidūrėme ir savo įmonėje. Augant komandai tapo aišku, kad atskirų įrankių nebepakanka, todėl nusprendėme visus svarbiausius procesus sujungti į vieną sistemą.

Pirmiausia įvertinome rinkoje esančius sprendimus. Didžiosios ERP sistemos siūlo daug funkcijų, tačiau jų diegimas dažnai būna ilgas ir brangus. Paprastesni įrankiai išsprendžia tik pavienes problemas, todėl įmonė vis tiek lieka su keliomis tarpusavyje nesusietomis sistemomis.

Todėl pasirinkome trečią kelią – sukurti sistemą, pritaikytą mūsų procesams. Taip atsirado „Inkodus ERP“, kurioje kasdien valdome projektus, finansus, atostogas ir darbuotojų prieigas. Kiekviena sistemos funkcija sukurta atliepiant realius mūsų komandos poreikius.

„Inkodus ERP“ sudaro tarpusavyje susieti moduliai, naudojantys tuos pačius duomenis. Informaciją pakanka įvesti vieną kartą.

• CRM. Vienoje vietoje valdomi klientai, projektai ir komandos. Projektai skirstomi į aktyvius, potencialius ir archyvuotus, todėl pardavimo procesai nesimaišo su vykdomais darbais.
• Finansai. Sąskaitos, pajamos ir išlaidos susiejamos su konkrečiais klientais bei projektais. Tai leidžia greitai įvertinti projektų finansinius rezultatus ir pelningumą.
• Darbuotojai. Sistemoje saugoma darbuotojų informacija, valdomi darbo saugos mokymai, atostogų prašymai ir jų likučiai. Atostogų modulis skaičiuoja panaudotas bei sukauptas dienas, saugo prašymų istoriją ir atitinka darbo teisės reikalavimus.
• Vidiniai procesai. Vienoje vietoje valdomas inventorius, darbuotojų prieigos, formos ir dokumentų šablonai. Išėjus darbuotojui, aiškiai matoma, kokias paskyras ir prieigas būtina panaikinti ir kas už jas atsakingas.
• Suvestinė. Svarbiausia informacija apie įmonės veiklą pateikiama viename lange, todėl nereikia tikrinti kelių skirtingų modulių.

Visa sistemos sąsaja veikia lietuvių ir anglų kalbomis, kurias galima pakeisti vienu paspaudimu. Tai ypač aktualu įmonėms, dirbančioms su tarptautinėmis komandomis ar užsienio rinkomis.